Đây là những mẹo nhỏ giúp bạn sắp xếp nhà cửa hay nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng mà đồng thời không bỏ quên tài liệu của bạn.
7 cách sau sẽ giúp bạn lưu giữ những tài liệu vô giá trong đời như dữ liệu tài chính, thẻ ngân hàng, kết quả kiểm tra sức khỏe, và thậm chí cả những bức vẽ đáng yêu của con bạn.
1. Dùng màu sắc khác nhau cho các loại giấy tờ khác nhau
Đây không chỉ là cách dễ thương để lưu trữ tài liệu, mà nó còn giúp cho việc tìm gấp giấy tờ trở nên dễ dàng hơn.
Bạn có thể để thông tin quan trọng nhất như sổ y bạ, giấy tờ kiểm tra sức khỏe và báo cáo thuế, thông tin tài chính, ngân hàng của bạn ở ô màu đỏ.
2. Để riêng những ký ức về trường học của bé
Đừng để những kỷ vật mang lại nhiều cảm xúc lẫn lộn trên bàn làm việc của bạn. Hãy có riêng một chiếc hộp để những kỷ vật của mỗi bé nhà bạn và phân chia từng ngăn theo cấp học của bé, từ lúc bé học mẫu giáo cho tới khi vào lớp 1, cấp 1, cấp 2 và thậm chí kể cả khi bé đã lên cấp 3.
3. Ghi nhớ những giấy tờ tạm thời
Bạn cùng phòng nhờ mua sữa tắm cho con của cô ấy, danh sách quà tặng cho bạn bè mà bạn mua ở nơi nghỉ dưỡng để về làm quà? Bạn có thể sắp xếp một cách rất khoa học để khỏi quên tại văn phòng hay phòng làm việc ở nhà.
4. Phân loại thư từ/công văn
Đừng có ném hết đồng giấy tờ lộn xộn vào ngăn lưu trữ của bạn và rồi sau đó bỏ sót hay chẳng còn nhớ phải làm gì nữa, rất có thể bạn sẽ bị bỏ lỡ việc cần làm. Khi nhận được thư từ hay công văn, bạn hãy chia thành các ngăn có đánh dấu: đã đọc, chưa đọc, thư/công văn để gửi đi, tuần này, lưu trữ,... Điều đó giúp cho bạn có thể phân chia công việc một cách khoa học. Sau đó, khi tài liệu không còn hữu ích nữa, bạn có thể bỏ chúng đi sau cũng được.
5. Bỏ đi tài liệu quá cũ, không cần thiết
Làm cách nào có thể đảm bảo bạn không đánh mất tài liệu quan trọng W-2 trong hệ thống lưu trữ của bạn chẳng hạn? Để lưu được tài liệu quan trọng nghĩa là bạn cần bỏ đi những tài liệu lỗi thời, không còn giá trị đối với bạn nữa. Chẳng hạn như thông báo của ngân hàng cách đây 3 năm, chẳng có tác dụng gì nếu còn lưu chúng; ngược lại, chúng chỉ làm chật ngăn tủ và khiến bạn khó thấy những tài liệu mới và quan trọng hơn mà thôi.
6. Phân loại tệp tài liệu theo màu khác nhau
Hãy phân chia các tệp lưu tài liệu theo chủ đề khác nhau để dễ tìm kiếm khi cần, như ô tô (giấy bảo hành, thông tin sữa chửa,... giúp bạn biết khi nào cần bảo dưỡng định kỳ chẳng hạn), giấy tờ cá nhân, giấy tờ nhà cửa (như đóng tiền thuê nhà, thuế đất, giấy tờ sửa nhà, đóng điện nước,...), rồi giấy tờ y tế (sổ y bạ, kết quả siêu âm, X-quang, các chứng từ trị bệnh,...),....
7. Lưu trữ theo kiểu toa xe lửa
Bạn có thể gắn lên tường, hay một bức vách ngăn, hoặc một bấm bảng gỗ những ô giấy lưu tài liệu khác nhau như các ô toa xe lửa, rất vui mắt và dễ nhìn như: chứng từ cần lưu, chứng từ cần hoàn trả, giấy tờ thuế, hóa đơn cần thanh toán,...
Làm như vậy nhà bạn sẽ không bị cắt điện do nhận hóa đơn tiền điện trước khi đi công tác sát ngày quá nên chưa kịp thanh toán, rồi do vắng nhà quá lâu khi về quên bẵng mất nên không trả chẳng hạn,....
Hy vọng những mẹo nhỏ trên sẽ giúp cho bạn trở thành một người thành đạt và một bà nội trợ đảm đang, chu toàn cho gia đình. Chúc cuộc sống của các bạn thật thảnh thơi và tràn ngập niềm vui!
LiLy
(theo Good House Keeping)